Se già fare un lavoro di gruppo a scuola vi sembrava un incubo, sul lavoro può risultare ancora più difficile coordinare tutta una squadra. Per questo arriva Asana, un’alternativa al già ampiamente utilizzato Trello.
Recuperare il tempo perduto
Sapevate che, secondo gli esperti di Asana, in media il 60% del tempo dedicato ad un progetto si perde nell’organizzazione stessa del progetto?
Domande come chi fa cosa e in che tempistiche fanno perdere una grande quantità di tempo e di energie. Per riprendere il controllo del progetto ed evitare sperperi, ci viene in aiuta Asana.
Agile working 2020
Già prima del lockdown le aziende più all’avanguardia si basavano sul principio dell’agile working, cioè il lavoro agevole.
Questa filosofia lavorativa si basa sulla capacità dell’azienda di lavorare dove, quando e come desiderano, con la massima flessibilità e il minimo di vincoli. Questo proprio per stimolare la creatività e ottimizzare la prestazioni.
Grazie al lockdown questa filosofia ha preso piede. Sempre più persone lavorano infatti da casa ed hanno una maggiore autonomia. Quello che però è diventato più difficile, dal punto di vista manageriale, è mantenere uno sguardo lucido sull’integralità del progetto.
Per assurdo, il fatto di lavorare parallelamente ad un progetto tutti insieme, rischia di far perdere la visione d’insieme. Per questo è utile inserire programmi come Trello o Asana.
Controllo sociale e motivazione
Grazie alla gestione delle ‘task’ cioè i compiti assegnati ai membri della squadra, Asana permette a tutti di vedere chi sta lavorando su cosa.
La piattaforma é aperta a tutti i livelli della società. I manager come i colleghi possono vedere su cosa stai lavorando. L’interesse principale è ovviamente quello di coordinarsi bene l’un l’altro, ma anche di creare una specie di controllo sociale.
Il fatto di poter suddividere le varie operazioni in compiti minori, aumenta la motivazione. Poter cancellare le ‘tasks’ dalla propria lista a fine giornata dà infatti una grande soddisfazione e sviluppa il sentimento di essere andati avanti col progetto.
Feed-back e approvazione
Il ruolo del manager è ovviamente quindi quello di mantenere uno sguardo d’insieme sull’avanzare del progetto.
Controllare il planning, decretare le priorità, sono compiti importanti. Asana ne aiuta l’esecuzione permettendo la visualizzazione grafica dell’avanzamento del progetto e del calendario comune.
Nella mentalità aziendale 2020 è però anche importante partecipare, dando feed-back chiari e anche mostrando la propria approvazione.
Una squadra che sa cosa deve e non deve fare, avanzerà sicuramente più spedita nel progetto.
Gestione dei picchi su Asana
La visualizzazione grafica e dinamica del planning può essere uno strumento davvero utile per il manager. Identificare in anticipo periodi difficili in cui diverse deadline si accavallano, permette anche di evitare situazioni “a collo di bottiglia” che potrebbero rallentare il progetto.
In questo modo sarà anche possibile distribuire meglio le risorse. Proprio come un allenatore, il manager sarà in grado di ridistribuire i compiti e determinare le priorità.
Anche la gestione dei picchi fa parte infatti della filosofia “agile” ed ha come scopo di evitare il collasso della squadra e del singolo. Nell’azienda 2020, è molto importante infatti cercare di evitare burn-out, cioè esaurimenti nervoso da sovraccarico di lavoro.
Trello contro Asana
Se vi trovate di fronte al dubbio amletico di dover scegliere tra Trello e Asana, la soluzione migliore è chiedervi a che cosa vi serve.
Se desiderate monitorare vari progetti di piccola-media grandezza, che non necessariamente devono interagire tra loro, Trello è una buona soluzione.
Trello è infatti più intuitivo e più facile da utilizzare per chi è alle prime armi. L’impatto di un errore nel sistema è anche evidentemente minore, visto che i progetti non sono per la maggior parte correlati.
Su Asana si rischierebbe invece di generare un effetto domino che avrebbe effetto su tutti i progetti. Asana offre infatti maggiore possibilità di interazione. Anche l’integrazione verso sistemi esterni come Microsoft Office, Adobe, Slack, Salesforce è più adeguata sempre per garantire la interdisciplinarità dei progetti.
Piccole e grandi aziende possono quindi beneficiare di entrambi i programmi. Dipende tutto da qual’ é lo scopo del gioco!
This post is also available in: